Microsoft Excel

Microsoft Excel

         Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik. Dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2013 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2013.    

            Microsoft Office Excel memang dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula dalam lembar kerjanya. Penggunaan rumus yang efektif akan memberikan kemudahan dalam membuat laporan pekerjaan dengan menggunakan MS Excel. Formula atau rumus MS Excel adalah keunggulan tersendiri untuk aplikasi ini, dengan kemampuannya dalam mengolah data melalui perhitungan matematis yang sangat beragam fungsinya.

1.      Operator Matematika Dalam Excel

No	Operator	Fungsi	Contoh
1	+ (ikon plus)	Penjumlahan	A1+A2
2	- (ikon minus)	Pengurangan	A3-A4
3	* (ikon bintang)	Perkalian	A5*A6
4	/ (ikon garis miring)	Pembagian	A7/A8
5	^ (ikon caret)	Pangkat	A9^2 (angka apapun yang berada di cell A9 akan dipangkat 2)
6	% (ikon persen)	Prosentase	A1*80%

2.      Rumus Microsoft Excel dan Pembagian Fungsinya

      Rumus-rumus/formula di dalam MS Excel secara garis besarnya dapat disimpulkan menjadi tiga, yaitu Rumus Matematis, Logika, dan Statistik.

      Tanda (=) sebagai syarat memasukkan rumus, Formula adalah jenis rumus yang akan kita gunakan, dan tanda kurung adalah tempat memasukkan data cell. Contoh : =SUM(D2:E2).

Berikut pembagian formula dan fungsi-fungsinya.

A.    Rumus Matematik

1)      SUM

      Rumus yang paling sering digunakan, karena rumus ini berfungsi untuk menjumlahkan. Contoh : =SUM(D3*F3) dengan demikian kolom yang ditempatkan rumus ini akan mengeluarkan nominal angka hasil perkalian dari cell D3 dan F3.

2)      SUBTOTAL

      Berfungsi untuk melakukan penotalan dalam artian bukan sekedar jumlah atau SUM saja, tapi bisa juga untuk operasi matematika yang lain seperti pengurangan, pembagian, perkalian, rata-rata (prosentase) dan lain-lain. Contoh : =SUBTOTAL(FUNGSI;REFRENSI_1;REFRENSI_2) maka akan terlihat seperti =SUBTOTAL(9;A5;A10). Dengan demikian, rumus ini akan menampilkan hasil total dari penjumlahan (karena kode 9 dikenal sebagai fungsi SUM dalam Formula SUBTOTAL) dari cell A5 dan A10. Jika refrensi atau tempat pengambilan data lebih dari dua, perlu tanda titik koma (;) sebelum menuliskan refrensi lain.

B.     Rumus Statistik

1)      Average

Rumus ini berfungsi untuk menampilkan nilai rata-rata. Contoh : =AVERAGE(D3:D13). Setelah itu akan muncul nilai rata-rata dari kolom D3 sampai D13. Biasanya rumus ini digunakan untuk menarik nilai rata-rata hasil belajar siswa yang nantinya akan ditulis di dalam laporan belajar atau raport.

2)      Count

Menghitung banyaknya data argumen. Untuk rumus ini biasnya disinkronisasikan dengan Logical test. Contoh =COUNT(value1;value2)

3)      Max

Dengan rumus ini kita dapat mengetahui jumlah nilai tertinggi/maksimal dalam suatu kumpulan cell. Contoh =MAX(D3:F3), maka akan menunjukan nilai tertinggi dari sel D3 sampai F3.

4)      Min

Sedangkan rumus MIN adalah kebalikan dari rumus MAX tadi.

C.    Rumus Logika

1)      IF

      Berfungsi untuk memberikan hasil benar jika penjelasan logikanya memang benar, dan memberi nilai salah jika tidak sesuai dengan logical testnya. Contoh : =IF(F3>=80,"A",IF(F3>=70,"B",IF(F3>=60,"C",IF(F3>=50,"D",IF(F3<50,"E"))))).

     

Dalam kasus ini, nilai mutu akan memperoleh A apabila nilai komulatif diantara 80-100, akan memperoleh B apabila nilai komulatif diantara 70-80, akan memperoleh C apabila nilai komulatif diantara 60-70, akan memperoleh D apabila nilai komulatif diantara 50-60, dan akan memperoleh E apabila nilai komulatif kurang dari 50.

2)      OR

Menghasilkan nilai benar (true) jika salah satu argumen atau logical test benar. Contoh pada kasus disini yaitu untuk mengikuti tes seleksi dilihat dari segi pendidikannya:

Maka rumus yang digunakan adalah =IF(OR(D2="SMU/SMK";D2="D1");"Tes Tahap 1";"Gagal") dan hasilnya akan tampak pada gambar diatas.

3)      AND

Menghasilkan nilai benar (true) jika semua argumen benar. Contoh : =AND(logika1,logika2)

Ketiga fungsi logika ini dapat kita gabungkan untuk memberi hasil analisa yang sesuai dengan apa yang dikehendaki.

4)      Left, Mid dan Right

•     Fungsi Left

Digunakan untuk mengambil bagian dari suatu kata/ kalimat dalahm sebuah seldari posisi kiri  sebanyak n huruf.

•     Fungsi Mid

Digunakan untuk mengambil bagian dari suatu kata/ kalimat dalahm sebuah sel dari posisi tengah  sebanyak n huruf.

•     Fungsi Right

Digunakan untuk mengambil bagian dari suatu kata/ kalimat dalahm sebuah seldari posisi kiri  sebanyak n huruf.

Sintaks :          “=LEFT(sel,n)”  kiri

                        “=MID(sel,m,n)” tengah

                        “=RIGHT(sel,n)”  kanan

Contoh:

a.       Untuk no 1 pada nama Azmi Rozabi dalam pengambilan nama depan maka ketik rumus: =LEFT(C2;4) sedangkan nama belakangnya rumus: =RIGHT(C2;6)

b.      Untuk no 2 dengan nama Ade Rahmat Nurhidayat, karena ia memiliki nama tengah yaitu gunakan rumus: =MID(C3;5;6)

c.       Sehingga dalam hal ini kata kunci dari pengambilan nama yaitu left, mid dan right dengan menambahkan alamat sel dengan jumlah huruf yang akan kita ambil.

3.   Hlookup Vlookup

A.  VLOOKUP

      Fungsi Vlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel   referensi yang ditentukan berdasarkan no kolom (data tersusun secara vertikal).

Bentuk Penulisan

=VLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Kolom_Tabel_Rujukan;Rangelookup)

B.  HLOOKUP

      Fungsi Hlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel

referensi yang ditentukan berdasarkan no baris (data tersusun secara horizontal).

Bentuk Penulisan

=HLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Baris_Tabel_Rujukan;Rangelookup)

4.   Contoh fungsi if + or

5.   Contoh fungsi AND

6.   Contoh fungsi not

7.   Pivot Tabel

Pivot Table adalah fitur pada Excel yang memudahkan untuk melihat ringkasan data berupa tabel interaktif, padat informasi dan dapat dilengkapi dengan chart. Hasil analisa dari PivotTable biasanya menjadi dasar laporan manajemen.

Adapun cara membuat pivot table yaitu membuka contoh sheet transaksi

Kemudian Pilih range dataA1:F43680. Atau  juga dapat menempatkan kursor pada salah satu cell yang berisi data dan kemudian menekan tombol CTRL + SHIFT + *.Pada ribbon, klik tabInsert dan pilih menu PivotTable | Insert PivotTable.

Kemudian akan muncul dialog, pilih New Worksheet, klik tombol OK.

Suatu kotak PivotTable (PivotTable Box) akan muncul pada sheet baru. Pada kotak tersebut terdapat panel daftar field (PivotTable Field List) pada posisi sebelah kanan worksheet. Adapun Gambar di bawah ini memperlihatkan tampilan PivotTable dengan enam heading field yang berasal dari range data yang di pilih sebelumnya.

Pada bagian bawah panel terdapat empat kotak area yang bisa masukkan field-field yang terdapat pada field list. Adapun Fungsi dari keempat kotak tersebut adalah sebagai berikut:

1.       Report Filter : pada kotak ini field akan digunakan sebagai filter yang mempengaruhi hasil data pada PivotTable.

2.       Column Labels : isi data dari field akan ditempatkan pada bagian kolom sesuai urutan.

3.       Row Labels : isi data dari field akan ditempatkan  pada bagian baris sesuai urutan.

4.       Values : nilai field yang terdapat pada kotak ini akan ditampilkan sebagai perhitungan summary dari count, sum, average, dan lain-lain.

Kemudian disusun penempatan kombinasi field sebagai berikut:

1.    Field nama_kategori ditempatkan pada  kotak Column Labels.

2.    Field nama_cabang ditempatkan pada kotak  Row Labels.

3.    Field jumlah_unit ditempatkan pada kotak Values. 

Perhatikan pada saat ditempatkan di kotak Values, nama field jumlah_unit akan berubah menjadi Sum of jumlah_unit. Ini menunjukkan bahwa field adalahmenggunakan tipe perhitungan sum (penjumlahan) dari fieldjumlah_unit.

Hasil pengaturan di atas pada area PivotTable akan terlihat seperti gambar berikut:

Dari gambar tersebut kita dapat melihat dengan mudah laporan dari tiap kategori produk pada tiap cabang.

Adapun untuk menambahkan kembali field yaitu dengan menambahkan kembali field jumlah unit ke kotak value. Maka akan muncul field baru dengan nama sum of jumlah unit2.

Field baru ini memiliki hasil yang sama dengan field sebelumnya. Tentunya bukan ini yang kita inginkan.

Maka kembali ke area Values, klik tombol panah bawah pada fieldSum of jumlah_unit2. Pilih menuValue Field Settings.

Kemudian pada dialog yang muncul rubah Sum menjadi Count.  Perhatikan nama field akan berubah menjadi Count of jumlah_unit2.

Kemudian klik tombol OK.Pada area PivotTable, didapatkan dua summary yang berbeda, yaitu:

1.       Nilai total unit penjualan (sum).

2.       Jumlah transaksi (count).

Adapun contoh tugas dari pivot table, yaitu: